ระบบลงทะเบียนงาน Event + Check-in หน้างาน
บริการดูแลและซอฟต์แวร์

ระบบลงทะเบียนงาน Event + Check-in หน้างาน

Event registration platform สำหรับองค์กรและออร์แกไนเซอร์ — ส่ง invitation email จำนวนมาก, ลงทะเบียนออนไลน์, check-in หน้างานด้วย QR/scanner, dashboard real-time รองรับผู้เข้าร่วม 10,000+ คนในงานเดียว

ภาพรวมบริการ

ทำไมงาน Event ขนาดใหญ่ต้องใช้ระบบลงทะเบียนโดยเฉพาะ

Event ขนาดกลาง-ใหญ่ (500+ คน) มี pain point 3 ข้อที่ระบบ Google Form / Excel / กระดาษ แก้ไม่ได้:

1. Queue หน้างาน — ถ้า check-in 500 คนใช้ 3 นาที/คน = 25 ชั่วโมง (แน่นอนไม่ไหว) — ต้องใช้ QR scanner + multi-lane parallel
2. Email deliverability — ส่ง invitation 10,000 email ผ่าน Gmail = ติด spam rate สูง — ต้องใช้ SMTP provider + domain reputation
3. Real-time data — organizer ต้องรู้ทันทีว่ามีคนมากี่คน/ชั่วโมง เพื่อปรับ catering, ขยายพื้นที่ — ต้องมี dashboard live

ประสบการณ์งานจริงที่เราเคยรับ

ระบบที่พาร์ทเนอร์ทีมเราใช้อยู่ผ่านงานจริง — event พนักงาน 10,418 คน ของลูกค้าองค์กร พร้อม peak traffic 3,000 คนลงทะเบียนในช่วงเวลา 13:00-14:00 (1 ชั่วโมง) โดยระบบไม่ล่ม

Dashboard ลูกค้าเห็น:

  • พนักงานทั้งหมด
  • ลงทะเบียนแล้ว vs ยังไม่ลงทะเบียน
  • ส่ง email แล้ว + tracking
  • กราฟ inflow รายชั่วโมง

สำหรับ event ขนาดไหนบ้าง

  • Corporate town hall — ประชุมพนักงานทั้งบริษัท (500-10,000+ คน)
  • Staff Party / งานเลี้ยงพนักงาน — 500-1,000+ คน พร้อม Lucky Draw + gimmick บน screen
  • Product launch — แฟนเพจ + ลูกค้าลงทะเบียนร่วมงาน (1,000-5,000 คน)
  • Limited-slot Ticket Event — จองสิทธิ์รับตั๋วเข้างาน (VIP / first-come-first-served)
  • Conference / Seminar — งานสัมมนาระดับ industry
  • Exhibition / Trade show — booth visitor tracking
  • Training session — internal training + external workshop
  • Recruitment fair — job fair หลาย booth

Post-event data handoff

หลังงานจบ ลูกค้าจะได้:

  • Attendance report — ใครมา ใครไม่มา + no-show rate
  • Hourly inflow data — ใช้ plan งานครั้งต่อไป
  • Email engagement — open rate / click rate ของ invitation
  • CSV / Excel export — สำหรับ internal analytics + CRM re-engagement
  • Scale ถึง 10,000+ ผู้เข้าร่วมในงานเดียว — tested in production
  • QR check-in + real-time dashboard ลด queue หน้างาน 5-10 เท่า
  • Bulk email invitation + reminder + follow-up ใน platform เดียว
ระบบลงทะเบียนงาน Event + Check-in หน้างาน

ปัญหาที่พบบ่อย

สิ่งที่ธุรกิจต้องเจอก่อนได้ระบบที่ใช้งานได้จริง — เราช่วยคุณหลีกเลี่ยงหลุมเหล่านี้

ลงทะเบียนหน้างานเกิด queue ยาว

ใช้ Google Form หรือลงทะเบียนกระดาษ ทำให้คนเข้างานช้า queue ยาว 30-60 นาที กระทบ impression ของ event ตั้งแต่เริ่ม

ส่ง invitation email ไม่ถึง

ใช้ Gmail ส่งคนละรอบๆ — โดน spam filter, bounce ไม่รู้ ปริมาณ invitation ตกหล่นเยอะ follow-up ยาก

ไม่รู้ real-time ว่ามีคนมากี่คน

ผู้จัดงานไม่มี dashboard — ต้องรอ staff นับคนให้ส่ง report ชม.ละครั้ง ตัดสินใจอะไรก็ช้า เช่นเพิ่ม catering, ขยายพื้นที่

Export data หลังงานยุ่งยาก

ต้องให้ดีเวลล็อป export SQL → Excel manual ทุกครั้ง แทนที่จะเป็น 1-click แบบใน dashboard

ไม่รู้ใครลงทะเบียนแต่ไม่มา

ไม่มีข้อมูล no-show rate → ไม่สามารถ forecast งานครั้งต่อไปได้ + follow-up กับ no-show ไม่ได้

ข้อมูลลงทะเบียนรั่ว

ระบบ self-built โดยไม่ได้คิด security → PII ของผู้เข้าร่วมรั่ว PDPA compliance ไม่ผ่าน

WHAT YOU GET

สิ่งที่คุณได้รับ

Registration Landing Page Bulk Email Invitation System QR-based E-ticket On-site Check-in App (iOS/Android) Real-time Dashboard Lucky Draw / Random Selection Module Ticket Reservation System (Limited-Slot Events) CSV / Excel Export Post-event Report On-site Support (optional)

ความสามารถของเรา

บริการครอบคลุมตั้งแต่ออกแบบ ติดตั้ง ไปจนถึงดูแลต่อเนื่อง

Bulk Email Invitation

ส่ง invitation จำนวนมาก

ส่ง invitation ได้ครั้งละหมื่นราย พร้อม reminder, follow-up อัตโนมัติ — integrate กับ SMTP provider ที่ reputable ลด spam rate

  • Bulk send (10K+ emails)
  • Delivery + open + click tracking
  • Automatic reminder + follow-up

Online Registration + QR Ticket

ลงทะเบียนออนไลน์

Landing page ลงทะเบียนพร้อม validation — ส่ง e-ticket QR code อัตโนมัติทาง email สำหรับ check-in หน้างาน

  • Custom registration form
  • QR code e-ticket auto-generated
  • Duplicate prevention

On-site Check-in

สแกน QR หน้างาน

Staff ใช้มือถือ/tablet สแกน QR → check-in ทันที รองรับ multi-lane, offline fallback, และ manual lookup ถ้าแขกลืม QR

  • iOS + Android check-in app
  • Multi-lane parallel check-in
  • Offline mode + auto-sync

Real-time Dashboard

Monitor งาน live

หน้า dashboard แสดง KPI real-time — ผู้เข้าร่วมรวม, check-in แล้ว, ยังไม่มา, กราฟ inflow ตามชั่วโมง พร้อม export Excel

  • Live attendance counter
  • Hourly + daily inflow graph
  • One-click Excel / CSV export

Event Activity Modules

Lucky Draw + Engagement

เพิ่ม gimmick ในงานด้วย Random selection สุ่มชื่อ/รหัสพนักงานแสดงบน screen, Ticket reservation แบบ limited-slot สำหรับ VIP / first-come-first-served — ใช้บ่อยในงานเลี้ยงบริษัทและงาน launch

  • Random draw (ชื่อ / รหัสพนักงาน) พร้อม live screen reveal
  • Ticket reservation (limited slots + auto-cutoff)
  • Integrate กับ flow ลงทะเบียนปกติ ไม่ต้องระบบแยก

Post-event Analytics + Handoff

Data ส่งต่อ CRM

หลังงานจบ — ส่ง report + data set พร้อม integrate กับ CRM/HR ผ่าน webhook หรือ API call เพื่อ re-engagement + forecast งานครั้งต่อไป

  • Attendance + no-show report
  • Email engagement metrics (open/click)
  • Webhook / API handoff ไปยัง internal system

แนวทางการทำงาน

ขั้นตอนที่เราใช้กับทุกโครงการ — โปร่งใส ตรวจสอบได้ ส่งมอบตามแผน

1

Scope + Branding

Discuss event scope — จำนวนผู้เข้าร่วม, field ลงทะเบียน, branding template, email copy → เสนอ config + timeline

2

Send Invitation

Upload รายชื่อ → ส่ง bulk invitation → track delivery + bounce → resend สำหรับคนที่ยังไม่ได้เปิด

3

On-site Setup

Setup check-in terminal + staff training 1-2 ชั่วโมงก่อนงาน — provision QR scanner, network, offline cache

4

Event Day + Report

Monitor dashboard ช่วงงาน + แก้ปัญหา real-time + ส่ง post-event report ภายใน 3 วันหลังงาน

แพลตฟอร์ม

Platform ที่เราใช้

ระบบลงทะเบียนของเราเป็น custom-built platform ที่พัฒนาและ operate เองโดยทีมพาร์ทเนอร์ที่เชี่ยวชาญงาน event scale ใหญ่ รองรับ concurrent user สูง และ integrate กับ service ภายนอกได้ตาม requirement

Custom Registration Engine
Bulk Email (SMTP)
QR E-ticket
Real-time Dashboard
Mobile Check-in App
Export + Integration

คำถามที่พบบ่อย

จัดงาน Event แล้วอยาก ลดเวลา Check-in 5-10 เท่า?

ระบบลงทะเบียนที่ผ่านงานจริง 10,000+ คน — scope งานของคุณให้ฟรี 1 ชั่วโมง พร้อมเสนอ package + timeline ให้ตรงกับ event date

ขอใบเสนอราคา